Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Beneo • Remote (Mannheim, Germany) • 2d ago

Mannheim Unbefristeter Vertrag Vollzeit

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Wir sind ein international führender Hersteller von funktionellen Nahrungsmittelzutaten für Mensch und Tier mit Produktionsstandorten in Deutschland, Belgien, Chile und Italien. Mit unserem weltweiten Vertriebsnetz vermarkten wir unsere Zutaten in über 75 Ländern. BENEO ist Mitglied der Südzucker-Gruppe.

Ihre Verantwortlichkeiten

Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen

Formulierung, Umsetzung und Kommunikation wichtiger Geschäftskennzahlen für die Berichterstattung an den CEO und den Vorstand

Überwachung von Geschäftsprozessen und Leitung des Veränderungsmanagements, wo dies zur Verbesserung der Prozesseffizienz erforderlich ist

Steuerung wichtiger operativer Strategien im Zusammenhang mit den Gesamtzielen sowie deren strategische Konzeption und taktische Umsetzung, um Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten

Sicherstellung einer regelmäßigen, konsistenten Berichterstattung und Aktualisierung durch Führungskräfte und andere Manager sowie Förderung der unternehmensweiten Kommunikation

Projekt- und Prozessunterstütztung zusammen mit den Fachabteilungen, z.B. Vertrieb, Produktmanagement, Marketing und Application Development

Entwicklungs- und Verwaltungsunterstützung für Sonderprojekte, einschließlich der Problemidentifizierung und der Ausarbeitung von Empfehlungen

Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsumfängen, Business Case genehmigen, Genehmigungen einholen, funktionsübergreifende Besprechungen durchführen und die vom Führungsteam zugewiesenen Projekte zum Abschluss bringen

Steuerung der Geschäftsführung: Verwaltung der Tagesordnung für das Managementteam, einschließlich Management-Sitzungen und Offsite-Meetings, sowie Sicherstellung einer möglichst effizienten Kommunikation und Koordination zwischen den Teams

Vorbereitung der Unterlagen für jede Vorstandssitzung unter Einbindung verschiedener Mitwirkender aus dem gesamten Unternehmen

Identifizierung, Dokumentation und Nachverfolgung wichtiger Managementthemen und entscheidungshemmender Faktoren sowie Unterstützung bei deren Lösung, um die Gesamtproduktivität des Unternehmens sicherzustellen

Korrespondenz in Deutsch und Englisch

Terminplanung, -koordination und -überwachung

Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen

Selbstständige Erstellung von Protokollen, Reiseplanung im In- und Ausland sowie Reisekostenabrechnung

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Post- und Rechnungsbearbeitung, Büromaterialbestellung, Versand von Terminplänen etc.)

Ablage und Archivierung

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Mehrjährige Erfahrung in der Führung eines Vorstands- oder Geschäftsführersekretariats

Mehrjährige Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung

Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit den MS Office-Produkten